NR-Events helpt u snel de juiste locatie voor uw zakelijke bijeenkomst te vinden. Wij nemen het volledige zoek- en onderhandelingstraject uit handen: van selectie en inspectie tot contract. Zo bespaart u tijd, kosten en bent u verzekerd van de beste voorwaarden en een perfect passende locatie.
Locatieselectie voor uw evenement
Het vinden van de juiste locatie voor een vergadering of zakelijke bijeenkomst kost vaak meer tijd en geld dan u vooraf inschat, zeker wanneer het niet tot uw dagelijkse werkzaamheden behoort. Het is leuk om zelf te zoeken, maar het is ook een intensief en tijdrovend proces. Door dit uit te besteden aan een gespecialiseerde organisatie zoals NR-Events werkt u een stuk efficiënter.
Wij beschikken over een uitgebreid portfolio van hotels, congrescentra en bijzondere horecalocaties voor zakelijke evenementen in vrijwel heel Europa. Daardoor selecteren wij snel de best passende en best beschikbare mogelijkheden. U bespaart niet alleen kostbare tijd, maar vaak ook daadwerkelijk kosten dankzij onze marktkennis en onderhandelingspositie.
Hoe werkt het locatieselectieproces?
Na uw aanvraag plannen we een persoonlijk gesprek waarin we uw wensen en doelstellingen uitgebreid bespreken. Denk aan het programma, de gewenste regio of stad, zaalcapaciteit, het aantal overnachtingen, catering, technische voorzieningen en uiteraard het beschikbare budget.
Op basis hiervan stellen wij een zorgvuldig onderbouwd locatievoorstel samen met één of meerdere passende opties. Samen met u bespreken we deze mogelijkheden en maken we een eerste selectie. Vervolgens vragen wij bij de gekozen locaties een voorstel op maat aan, dat wij kritisch beoordelen en waar nodig aanscherpen.
Daarna plaatsen wij, geheel vrijblijvend, een optionele reservering. Zo blijft de beschikbaarheid gegarandeerd tot de optievervaldatum en heeft u rustig de tijd om een beslissing te nemen.
Inspectiebezoek
Wanneer er een voorkeurslocatie is, kunnen wij een inspectiebezoek organiseren. Tijdens dit bezoek begeleiden wij u persoonlijk, geven wij advies ter plaatse en zorgen we dat alle relevante ruimtes en faciliteiten worden bekeken. Aan een eerste inspectiebezoek zijn doorgaans geen kosten verbonden, met uitzondering van eventuele reis- en verblijfskosten. Mocht een er bij een bezoek een eventuele overnachtingen genoodzaakt zijn dan worden deze door locaties vaak kosteloos of tegen een gereduceerd tarief aangeboden.
Onderhandeling en contract
Heeft u uw definitieve keuze gemaakt, dan starten wij de onderhandelingen met de locatie om de beste voorwaarden voor uw evenement vast te leggen. Daarbij letten we onder andere op annuleringsvoorwaarden, betalingsafspraken, aansprakelijkheid en bepalingen rondom overmacht. Alle afspraken worden zorgvuldig vastgelegd in een heldere overeenkomst.